Que vous soyez dirigeant d’entreprise, chargé de communication interne ou organisateur d’événement, ces conseils sont pour vous ! Retrouvez les 10 incontournables du cahier des charges.
1) Établir un cahier des charges le plus précis possible
Pour organiser un événement, qu’il soit petit ou de grande envergure, il faut commencer par le cahier des charges ! Le rôle des interlocuteurs de Meet in Alsace est aussi de vous aider à définir vos besoins pour établir ce cahier des charges. Ce document nous aidera à solliciter les structures qui répondent au plus près à vos besoins. Les points suivants vous aideront à vous poser les bonnes questions pour préparer votre cahier des charges.
2) Choisir les salles de travail les plus adaptées à vos besoins
Salles de réunion, salle plénière, amphithéâtre, salles de sous-commissions pour petits groupes de travail, lieu d’exposition… Il y a tant de possibilités !
3) Définir vos besoins techniques
Après le choix de la salle, n’oubliez pas également de déterminer vos besoins techniques (vidéoprojecteur, micros, sono, lumières, etc.).
4) Opter pour un hébergement à la hauteur de l’événement
Pour le choix de l’hôtel, différents critères peuvent entrer en ligne de compte : la situation géographique, la classification, le type de chambres…
5) Prévoir les lieux de restauration
Déjeuner, dîner, cocktail, dîner de gala : vous pouvez solliciter un traiteur, réserver certains repas au restaurant…
6) Planifier des activités incentive
Après les réunions, place à l’action ! Sorties culturelles, activités sportives, team building… Là encore, il y a du choix. On vous a déjà parlé de golf, de geocaching… ou d’une activité plus insolite : sillonner la Route des Vins d’Alsace en 2CV ! Qu’est-ce qui vous tente ?
7) Penser aux accompagnants
Prévoyez un programme touristique pour les accompagnants des congressistes.
Tir à l’arc © Coté Vosges
8) Penser à tous les détails pratiques
Comment les participants se rendront-ils sur le lieu du congrès ou du dîner de gala ? D’autre part, faut-il solliciter des services en traduction, ou engager des hôtesses d’accueil ? Tous ces détails pratiques seront également déjà définis dans le cahier des charges. Prévoyez les vestiaires, les remises de badges, les connexions internet… ne laissez rien au hasard pour la réussite de votre séjour professionnel !
9) Déterminer votre budget approximatif
Après avoir énuméré point par point tous vos besoins, vous y verrez plus clair pour définir le budget à consacrer à l’organisation de votre événement.
10) Faire des visites de repérage des lieux
Nous organisons des visites de repérage dans les lieux que vous aurez pré sélectionnés. Notre rôle est aussi de donner des idées auxquelles vous n’avez pas pensé, et de vous rendre attentif aux petits détails que vous avez peut-être oubliés…
Bon briefing, et bon séjour !
