Ob Sie nun ein Firmenchef, ein Beauftragter für die interne Kommunikation oder ein Eventveranstalter sind, diese Goldenen Regeln helfen Ihnen weiter! Wir haben die 10 wichtigsten Punkte für die Erstellung Ihres Lastenhefts zusammengestellt.
1) Erstellen Sie das Lastenheft so präzise wie möglich
Für die Organisation einer kleinen oder groß angelegten Veranstaltung beginnt man immer bei der Ausarbeitung eines Lastenhefts. Ihr Ansprechpartner bei Meet in Alsace hat auch die Aufgabe, Ihnen dabei zu helfen, Ihren Bedarf zu ermitteln, um dieses Lastenheft zu erstellen. Dieses Dokument hilft uns dabei, die Strukturen zu kontaktieren, die am ehesten Ihren Bedürfnissen entsprechen. Die folgenden Punkte helfen Ihnen dabei, bei der Erstellung Ihres Lastenhefts die richtigen Fragen zu stellen.
2) Wählen Sie die Arbeitsräume, die sich am besten an Ihre Bedürfnisse anpassen
Konferenzraum, Plenarraum, Amphitheater, modulierbare Räume für kleine Arbeitsgruppen, Ausstellungsraum… Die Auswahl ist groß und zahlreich!
3) Ermitteln Sie Ihren Bedarf an technischer Ausstattung
Nach der Auswahl eines Raums vergessen Sie auch nicht zu überlegen, welche technische Ausstattung Sie benötigen (Beamer, Mikrofone, Tonverstärker, Beleuchtung etc.).
4) Wählen Sie eine Unterkunft passend zum Rahmen der Veranstaltung
Bei der Auswahl eines Hotels müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden: Lage, Klassifizierung, Art der Zimmer…
5) Planen Sie die Verpflegung
Mittagessen, Abendessen, Cocktailempfang, Galadinner: Sie können einen Partyservice beauftragen, für manche Mahlzeiten einen Restaurantbesuch organisieren…
6) Organisieren Sie Incentiveaktivitäten
Nach der Arbeit steht Action auf dem Programm! Kulturelle Ausflüge, sportliche Aktivitäten, Teambuilding… Auch hier ist die Auswahl groß. Wir haben Ihnen schon berichtet über das Golfspielen, das Geocaching… oder eine noch ausgefallenere Unternehmung: eine Fahrt über die Elsässer Weinstraße mit einer Citroën-Ente! Und worauf haben Sie Lust?
7) Denken Sie an die Begleitpersonen
Planen Sie ein touristisches Programm für die Begleitpersonen der Kongressteilnehmer.
Tir à l’arc © Coté Vosges
8) Halten Sie die praktischen Details im Auge
Wie kommen die Teilnehmer zum Kongressort oder zum Galadinner? Müssen Dolmetscher, Übersetzer oder Empfangshostessen engagiert werden? Alle diesen praktischen Details werden ebenfalls im Lastenheft festgelegt. Denken Sie auch an eine Garderobe, die Aushändigung von Besucherausweisen, eine Internetverbindung… überlassen Sie nichts dem Zufall, damit Ihr geschäftlicher Aufenthalt ein voller Erfolg wird!
9) Bestimmen Sie ein ungefähres Budget
Nachdem Sie Punkt für Punkt den Bedarf festgelegt haben, haben Sie eine viel bessere Übersicht über das Budget, das Sie für Ihre Veranstaltung einplanen müssen.
10) Machen Sie eine Ortserkundung
Wir organisieren Ortserkundungen an den Stätten, die Sie in Ihre Vorauswahl aufgenommen haben. Unsere Rolle ist es auch, Ihnen Ideen zu geben, an die Sie noch nicht gedacht haben, und Sie auf die kleinen Details aufmerksam zu machen, die Sie eventuell übersehen haben…
Wir wünschen eine erfolgreiche Planung und einen gelungenen Aufenthalt!
